发布:2019年12月12日

创建资产替换计划的最佳实践

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这一集中有什么?

在该设施管理咖啡谈中,我们的专家通过创建一个程序来跟踪资产以及如何准确地在CMMS内创建一个程序。

完整成绩单:

Trey:欢迎回到我们的设施管理咖啡讲座第二系列的继续。我们的听众继续关注最佳实践,今天我们将关注发票管理和与之相关的最佳实践,以及确定中断/修复或资产更换类型决策的最佳实践。我们的回头客是Bruce Paulson,他是Accurent[Unsible 00:00:26]专业服务集团的负责人。他在设施管理领域有16年的经验,曾与数十位客户合作。早上好,布鲁斯。欢迎来到播客。bob官方官网
布鲁斯:早上好吧。很高兴来到这里。
Trey:因此,我们真正享受了上次对话,并希望邀请您重新抛回两个不同的科目,这是一个最佳实践来管理发票。我们的许多听众都是运营商,他们是设施经理,他们正在使用数千个服务提供商的数百名单。您可以谈谈如何使用计算机化维护管理系统,以更好地管理与这些服务提供商的发票?
布鲁斯:当然,特雷。这是一个大问题,也是我们很多客户的一大痛点。这是一个复杂的问题。就像你说的,他们要处理成百上千个不同的服务提供商,成百上千个,成百上千个,成百上千个发票,他们要处理的每个发票都有很多不同的挑战。我们认为作为CMMS应该能够做的是帮助管理它,自动化它,给你很多的控制和能力,但是在使用它的时候也需要灵活性。我们知道设施维护有各种不同的组织和理念。我们努力建立一个系统,让你有足够的控制,你需要,但足够的灵活性,你可以处理这些一次性的需要。
布鲁斯:我们管理发票过程的方式之一是,我们可以非常严格,自动计算劳动力,基于现场的工作顺序,如果需要,不允许额外编辑。只是那些是我们将根据此时间申请的劳动费用。与任何旅行或旅行费相同。这些可以根据位置和服务提供商自动应用于该工作单。
Trey:太完美了。太好了。对不起,我不是有意打断你的。前进。
布鲁斯:我们可以做的其他事情是创建工作单或工作单上的发票,然后提交审查,这些可以根据自动标准进行评估,然后在可能不符合标准或某些规则时进行标记。因此,这给了发票审核人员一个进一步研究的额外线索。同样,我们还可以自动批准可能低于特定成本阈值且具有特定标准的发票,就像它们满足为该类型工作定义的所有其他规则一样。
Trey:所以我喜欢这个概念,布鲁斯,关于发票的规则。不管是对是错,我们知道我们的一些服务提供商会把他们的时间集中在网站上。你是如何使用这个系统,以确保你得到一个准确的看法,有多少时间,他们花在一个维修,而不是当他们可能只是围捕或捏造只是一点点?
布鲁斯:好问题。这是我们对客户听到的另一个非常痛苦的痛苦。以及我们跟踪的方式之一是我们在现场跟踪时间......当技术人员正在进行现场时,当他们在使用我们的应用程序时开始工作时,他们开始运行时。我们跟踪地理位置,当他们开始工作时,该技术人员的GPS坐标,并确保在我们称之为该站点的该位置的地理环境内。同样在更新该工作单时,然后最后在完成工作时,我们正在跟踪那个时间。我们正在跟踪那真的到了一分钟,下降到第二次。我们根据劳动力率计算。因此,如果客户正在使用,那么服务提供商没有理由舍入。但是,如果服务提供商使用和客户允许他们使用我们呼吁我们的劳动调整功能,然后它们有时可以申请积分,有时额外的劳动力小时,然后成本为下班。我们在发票过程中标记了这一点。
布鲁斯:所以你可以选择不允许这些人工调整,这样你就不会有这种取整的问题了。但如果您允许在某些特殊情况下使用,则会对其进行标记,以便发票审阅者可以看到已应用人工调整,并确保没有进行取整。
Trey:那太棒了。每次与您交谈时,都有CMMS的总体概念,计算机化维护管理系统成为一种记录系统。我知道我们的听众不断担心他们的服务提供商采用这种新的过程,并确保他们及时发票,布鲁斯是一个大问题。如何确保,您如何监控这些数百个甚至数千个服务提供商,他们正在及时发出您在书籍上不断浮动这些成本?
布鲁斯:这是一个很大的问题。有一件事只是为了确保合规性,我们许多客户使用的最佳做法是与这些服务提供商投入他们的主服务协议,该服务提供商承诺使用CMMS系统将其技术人员在工作中与其工作中的时钟和时钟。网站上的订单。但另一个......我们管理这一点。我们管理他们接受了按时调度的正常工作。他们在所需的时间框架内显示并开始工作并完成该工作。您管理客户管理的性能或其他性能指标的另一种方式是发票的及时性。同样,这可以进入MSA,即服务提供商必须在工作完成后必须在某个时间范围内发票,以便客户不必累积并保持额外的大量信用以获得所陈旧的发票早先发票。
布鲁斯:那么我们如何跟踪这一点?一种方式,我们有很多可以看待并突出这些东西的报告和仪表板。他们甚至可以发出警报,无论是客户还是对这些服务提供商,让他们知道他们的发票逾期或接近逾期,他们需要获得提交的发票。然后,我们有一个自动解决方案,可以自动关闭未完成的工作订单,以便在一定时期之后无法将它们发票。因此,这是一种有效的方式,我们很多客户已经关闭了这些真正陈旧的杰出发票,然后也真正鼓励并强制执行他们的服务提供商以及时发票。
Trey:所以这很有趣,因为正如您所说的,它变成了一个强制执行问题,您现在正在考虑将其应用到服务级别协议中。布鲁斯,这是一个反复的过程,还是当你启动系统并加入这些服务提供商时,你会在关口外强制执行它?
布鲁斯:好吧,这两者都是。我们建议您在CMMS系统上推出新客户,因此他们将立即将这些标准和边界设置为,以便每个人都知道,“嘿,您,您需要在90天内发票,或任何时间框架是工作完成的。“现在我们也看到了我们的客户在做这个[听不清00:09:27]的情况下,特别是因为他们在上CMMS的生活之后也许滚动它。所以我们已经看到了他们的工作。也许他们最初说这将是180天是截止在我们自动关闭这些工作订单之前的截止,然后你就不能没有一个不舒服的电话,“请重新打开该工作订单,所以我可以发票,因为我可以发票我以及时做到我的工作。“然后我们已经看到他们从说法从180开始,然后在几个月到150到150然后下降到120,也许90可能最终60,这取决于每个客户的门槛是什么。
Trey:我认为你在那里说的最性感的事情之一是以更及时的方式获得报酬,并采取其中一些发票,那些成本从书籍中获得。所以这对我们的听众来说是令人兴奋的。
布鲁斯:[听不清00:10:27]吧?供应商,嘿,你知道,他们通常不运行慈善机构,他们想要获得报酬。因此,这有助于他们留在轨道上,并为他们所做的工作得到报酬。所以这对两者都有好处。
Trey:谢谢你。这太妙了。好吧,下一步,让我们从听众中跳到我们听众的第二个焦点领域。布鲁斯,我们有听众提交问题,提交电子邮件,诚实地推荐他们想谈论的一些科目。另一个是在工作订单自动化领域更先进的焦点领域。我们的听众现在询问我们如何更好地休息/修复决定以及如何制定更多的战略资产替代决策。
Trey:所以根据你的经验,你和很多来自不同行业的客户打过交道。你如何知道一项资产的预期寿命以及它应该是什么样的,这样你才能做出明智的决定?
布鲁斯:第一个,这意味着您收集了您的资产数据,您可以在您的网站上获得良好的资产或设备目录。一旦您拥有它,就有一些关键信息,您希望对这些资产中的每一个都有。喜欢的东西,什么时候投入使用?有关该资产的保修详细信息是什么?什么时候退出保修?或者是什么时候,如果它比那更老了。当然,制作和模型是在这方面的关键信息。然后,回到您的问题,您如何确定该资产的生命周期应该是什么?有很多不同的方法可以解决这个问题。您可以看看制造商对该特定品牌和模型的预期寿命说了什么。
布鲁斯:如果您有足够的历史记录,您可以在系统中查看自己的历史记录,以查看特定制作和模型的资产的平均服务的平均服务。然后,我们可以将其应用于申请并根据Inservice日期计算,由该资产的预期寿命计算,我们知道该资产的预期生命结束。然后根据这样,我们可以做很多报告,以便在其年龄时围绕这些资产的潜在更换。
Trey:所以这真的很有趣。布鲁斯有很多。自从你之前完成此操作以来,您是否会做讲习班或任何东西来支持客户并指导他们?
布鲁斯:是的。我们会坐下来和客户一起进行咨询和规划研讨会,帮助他们制定正确的战略,因为这不是一刀切的做法。甚至可能有特定品牌和型号的设备,在某些环境中,根据使用类型和运行环境,设备的运行时间可能比其他环境长50%。因此,我们将与客户合作,坐下来与他们协商他们可以采用的不同策略。
Trey:你知道,布鲁斯,我喜欢你对确保你有洞察的依赖的讨论,无论是这些资产还是这些资产上的资产标签还是编目号。一旦这些存在,您的过程是如何具体定义休息/修复决策的资产阈值?
布鲁斯:所以我们与客户合作,了解他们真正在寻找的东西。现在我们将与一些最佳实践相处,但我们看起来一般的购买价格是我们所带来的最佳实践之一,我们在确定广告维护阈值时为客户推荐。。并且维护门槛基本上是在您选择更换该资产之前的一生中的资产上的维护支出。一般来说,这将少于该资产的替代成本的100%。很多次数是75-80%。一旦你击中该阈值,那么我们就会仔细阅读替换该资产。现在,资产可能会......它可能是在案例的基础上,因为我们经营了资产,因为它是非常有效的,并且继续效率很高,直到它在明显超过该阈值之前。但至少它给了我们一个基线,开始看这些东西并做出一些决定。
Trey:那很有意思。您如何从工作流程管理中管理,并确保您不要在更换该资产时超支?
布鲁斯:可能是主要使用的一种方式。一个是我们可以将它自动放入工作流程中。因此,当在该资产上打开工作订单时,我们可以设置调度异常规则要说如果工作订单超过它的维护阈值的一定比例......再次,如果该阈值为75%,我们可能会说不做在我们达到75%之前的任何事情。然后不要派出这个工作秩序,直到别人三层证明它并看着它,因为我们可能想要取代它而不是继续在那个旧资产上花钱。
布鲁斯:或者它可能是您可能希望开始进行对话的百分比或少于75%。然后我们也有仪表板和报告,您可以比我们可以说的实时更积极地完成一点,“嘿,上面的资产或接近他们的维护阈值。我们想开始做一些资本计划更换这些资产。“
Trey:因此,也非常有趣,因为当您想到设施管理时,这更像是花费的修复类型。另一方面,资产更换是更资本规划。您如何确保两个团队都在同一页面上,可以同意这些费用进入哪些预算?
布鲁斯:真的我认为这是根据我们提供的报告。因此,我们有资本规划报告选项,查看资产的预期生命结束以及维护阈值。因此,我们可以拍摄所有资产,再次在某个时间范围内,看起来他们可能需要根据预期的生命结束或者他们已经接近或者他们已经超过了他们的维护门槛而更换。因此,随着该数据,FM和首都队伍可以共同努力,决定预算的样子以及这些美元将来自其预算。
Trey:这是有帮助的,因为这是一种先进的方法来管理你的一些开支。因此,理解让这些额外的利益相关者参与进来的需求是一件大事。
Trey:布鲁斯,让我在一个纸条上结束,这会将你的智慧带到桌子上。资产管理/资产替换周围的一些挑战和陷阱是什么?他们应该避免什么?
布鲁斯:当你说智慧时,我正在俯瞰肩膀,看看别人的[听不清00:19:00]。从我们聪明客户的经验,我所说的是,一个关键是真正保持资产数据最新。当然,没有数据完整和准确,很难做出明智和准确的数据库决策。所以这真的很重要。我们真的强调,在我们的客户中,他们有一个定义的沟通和所有权的过程,他们将要注意确保系统中的资产数据是正确的,并且该网站中的所有资产都有资产标签所以他们明显可识别。然后,当然是在系统中加载的日期。这也意味着资产从站点转移到站点时,将记录这些转移,并且在系统中更新和准确。那对我来说是陷阱之一。一旦在系统中加载资产数据,您必须勤勉以确保它保持最新状态。
Trey:当我听着你时,这类节目有很多动作的部分。非常感谢你,布鲁斯,在这里的最佳实践中所有的教练。显然,在开始之前,它可能需要大量的沟通和计划捕获所有信息。我们的听众,当然,我,我自己,布鲁斯和享受你的通话和你的专业知识。谢谢你的制作时间。
布鲁斯:别客气。谢谢terey。享受吧。
Trey:到我们的听众,我们将继续接受您的意见。请提交电子邮件或联系我们。我们将邀请行业专家参加通话,并保持专注于设施管理和工作订单自动化的最佳实践。感谢大家的时间。
小巷:太棒了。我需要的是我们在第一节和第二节之间没有真正的过渡。我只需要特雷为第一个做个签名,然后我会让艾希礼编辑回剪辑。
Trey:知道了。我会的。还有胡同。有一个。。。我不记得是在第一次还是第二次我打断了布鲁斯。也许你可以把我的话删掉。
小巷:是的,我会经历它,因为我会听到这两个背部,给Ashley编辑笔记,所以她更容易发布[听不清]。
Trey:好吧。让我来介绍一下。
小巷:退出第一个。因此,它是管理发票的最佳实践。
Trey:知道了。
Trey:如此布鲁斯,感谢您对管理发票的所有见解。我的意思是我们说,这叫听众的设施经理或运营商,与较少的人有大量挑战,我们非常感谢您对管理发票过程的最佳实践以及与大型供应商合作的最佳实践的洞察力。
Trey:对于我们的听众,再次感谢调整。我们期待您的额外反馈以及您在这些播客中使用行业专家涵盖的受试者的任何请求。再次感谢您的时间,我们期待着您将来加入。