发布:2021年6月14日

什么是企业内容管理(ECM)?

企业内容管理是一种用于收集、组织和管理企业组织内容的系统。这包括非结构化文档——如Word文件、excel电子表格或PDF——结构化信息以及介于两者之间的一切。企业内容管理系统很少是单一工具,而是工具、流程和策略的组合,这些工具、流程和策略一起用于组织信息和提高业务性能。

目标?至:

  • 消除对纸质文件的依赖。
  • 员工的效率最大化。
  • 提高生产力和客户服务。
  • 简化和自动化业务流程。
  • 使业务关键信息既可访问又有用。
  • 改善合作。

企业内容管理系统做了什么?

企业内容管理系统有助于整个生命周期内的文档管理。换句话说,它帮助用户:

  • 获取信息:用户可以轻松且安全地将数据输入ECM。这可以包括发票、电子邮件、PDF文档、电子表格等。有效的内容捕获可以采取多种形式,如使用电子表单、扫描文档或管理已经数字化的文档。
  • 管理和检索文档:将妥善管理和组织的文档,所有相关用户都可以轻松访问业务关键信息。这可以通过多种方式进行,包括全文搜索,关键字搜索或使用预设搜索选项,允许用户按创建日期,用户名或其他因素进行搜索。
  • 店铺:有了一个健壮的ECM,用户可以轻松地存储所有文档。的关键?使信息易于获取和检索。这样,用户可以轻松地查看文档、编辑文档、组织文档、查看元数据等等。反过来,这可以改善遵从性,并减少与文档管理过程相关的时间和复杂性。
  • 保留或存档:用户还可以保存(或存档)不需要随时可用的信息,但这可能在未来被证明是重要的。
  • 交付:最后,用户可以使用ECM在正确的时间将正确的内容交付给正确的人。今天,这将包括一个重要程度的自动化,它可以简化手工任务,并帮助团队用更少的资源完成更多的工作。bob体育连串过关

为什么组织需要企业内容管理?

组织需要企业内容管理来帮助他们组织,管理和利用他们今天进入的所有内容。这比以往任何时候都更重要,因为组织有更多来源的信息,而不是以前来自更多的来源。电子邮件,电子表格,文档,演示文稿 - 信息量令人惊叹,并且由于组织继续调动,数字化和采用新系统和工具,因此才会增长。

在这种情况下,有效的内容管理是至关重要的,因为这是团队成员能够最大化效率、做出决策和管理风险的唯一途径。改善记录管理,完成项目。

企业内容管理与文档管理相同吗?

有可能。文件管理将永远是内容管理的较小部分。也就是说,随着我们在今天进入的BEVVY - 从Thumb驱动器,智能手机,应用程序,电子邮件,社交媒体,视频,纸张来源等 - 并非所有内容管理都来自文件。

企业内容管理是否有帮助结构化和非结构化数据?

是的。最初,ECM是创建的,以帮助回复用户更好地管理非结构化数据。也就是说,在过去的20年里,内容游戏已经改变了。机器学习,云技术移动功能- 他们所有人都展示了新的内容挑战和机会,在ECM方面就会真正改变游戏。

这就是现代ECM手柄的原因:

  • 非结构化信息,或没有人员经常使用的完全定义结构的信息。示例包括PDF和Word文档。
  • 结构化信息,或具有高度定义且易于计算机处理的信息。这包括存储在数据库中的信息。
  • 半结构化的信息,或信息 - 类似的发票或收据 - 由人类定义,然后由计算机存储和读取。

反过来,这可以帮助组织解决伴随糟糕的数据管理而来的问题,包括时间损失、生产力损失、遵从性问题等等。

企业内容管理有哪些好处?

企业内容管理有许多好处,包括:

  • 提高效率和业务连续性
  • 简化了遵从性并改进了记录保留政策。
  • 更少的纸质文档,这可以提高效率和增强协作。
  • 更少的停机时间和文档搜索时间。
  • 减少与文档存储和文档管理相关的时间和开销成本。
  • 自动手动任务。
  • 改善文档安全(通过限制访问和受控访问实现。
  • 减少重复或过时的信息。
  • 通过增加员工生产力提高客户满意度。

有不同类型的企业内容管理吗?

是的。内容管理的各种形式包括:

  • Web内容管理:Web内容管理帮助用户处理网站的外观和感觉。这种内容管理通常被具有复杂网站或品牌指南的组织所使用。
  • 交易内容管理:通过事务性内容管理,用户利用内容来推动行动和决策。这包括员工入职、发票处理和贷款处理。
  • 协同内容管理:这里,许多用户访问和修改单个文档。协同内容的例子包括法律文件或组PDF。

如何开始实施企业内容管理系统?

如果您正在考虑实施企业内容管理系统,请首先考虑:

  • 您组织的短期和长期业务目标,以及ECM如何帮助您实现这些目标。
  • 您的企业中包含的各种类型的内容以及您的组织如何处理这些类型的内容。
  • 您现有的流程以及ECM如何简化函数。
  • 你的员工和部门如何共享和利用信息。
  • 您的业​​务文化以及您的团队是否已准备好采用新系统并制定变革。
  • 直接获取这些信息可以帮助您准确地确定需要从ECM系统中获得哪些特性和功能。从那里,您可以进入实现的实质。在这里,重要的是要记住:
  • 优先考虑最关键的文档和需要改进的领域。
  • 向你的团队解释ECM的愿景,向他们展示具体的好处和预期的结果,让他们接受ECM。
  • 邀请反馈使您完全了解您的团队期望和需求的内容。
  • 建立一个专门的团队来监督实施过程。
  • 确保有明确的ECM政策和规则到位。这将防止数据的管理不定。
  • 拥抱成长的痛苦。没有一项技术的实现是超级顺利的。要预料到意外情况,并在必要时做好调整航向的准备。

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