发表:2020年10月29日

空间利用:你需要知道的一切

根据艾奕康科技,估计工作空间里的桌子和办公室只占据了42%的时间,而在工作日的任何时候,工作空间平均占据了40%的时间。

这意味着组织中的设施经理必须不断地决定他们的空间是否被正确地使用,以便他们能够做出缩小或扩大的战略决策。特别是在新冠肺炎后的世界,跟踪和报告企业和高等教育设施的空间利用情况将至关重要。

如果没有测量和准确报告您的空间使用情况,企业和教育园区将无法清楚地了解它们的设施是如何使用的,这可能会导致您的公用事业、租金、维护等不必要的成本。

这促使各组织将空间利用作为其长期财务成功的首要战略优先事项。为了更好地了解他们的空间利用情况,组织需要投资于一个数据驱动的解决方案,为他们的整个工作空间组合提供更好的洞察力和控制。

什么是空间利用?

空间利用率是指如何使用您的工作空间。这与空间占用率不同,空间占用率衡量的是某一空间内有多少人。虽然这两者都是有用的衡量标准,但空间利用关乎功能和效率,无论占用情况如何,最终目标都是拥有高利用率。

在办公室或校园中,可以测量各种空间的利用率,包括:

  • 协作空间挤作一团
  • 可预订的会议室
  • 多用途工作空间
  • 活动大厅和可租用的房间
  • 教室和自习桌
  • 会议室和选择性空间

为什么空间利用对高等教育和企业空间很重要?

空间利用是组织面临的最重要的问题之一,主要是由于平衡个人利益和设施可用性的复杂性。如果没有一个集中的解决方案来协助空间管理,房间和空间可能会被超额预订或未充分利用,从而导致组织的时间和金钱损失。

对于教育设施来说,他们最主要的努力就是省钱,同时向学生展示他们提供了所有可用的资源。许多校园有各种各样的混合用途空间和活动空间,这些空间并不总是被使用,学生和外部供应商都可以预订。

为了证明维护这些空间的成本是合理的,设施管理人员必须衡量这些空间的使用情况,包括使用频率和使用对象。如果不测量校园的空间利用率,就很难证明建造新设施或改进和更新现有设施的合理性。

例如,如果一所大学正在考虑建造一座新的学生活动大楼,其中包括用于活动、会议、协作工作空间和讲座的混合用途空间,投资者和利益相关者将会考虑校园内的其他活动空间以及它们目前的使用情况。根据其他建筑的空间使用情况,如果设施经理不能证明新的活动建筑是必要的,他们很可能不会获得新建筑的批准。

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或者,如果设施管理人员提前进行空间利用研究,他们可能会发现校园里还有另外一座建筑目前没有得到充分利用,可以很容易地重新配置为学生活动空间。这样可以节省资金,重新利用校园里已经建成的空间,改善学生生活,为大学节省关键成本。

与此同时,在公司办公室中,空间利用率的衡量对于确保空间得到利用和促进符合组织使命的工作场所文化至关重要。现代办公室正在发生变化而员工们则要求更灵活、更互联的工作空间,允许合作、必要时的隐私和可预测性。

所有这些都意味着,企业需要更深入地了解他们的空间利用情况,为员工提供更好的工作空间,并节省维护和其他设施成本。通过更好地管理和测量办公室的空间利用率,组织可以避免以下问题房地产浪费并在空间使用、扩大办公室或缩小规模等方面做出更好的商业决策。

例如,如果一个基金经理一个组织可以看到,每个会议室都是不断地订了,和许多更大的会议室,可容纳20人,被用于会议只有3 - 4人,然后他们可以假设办公室需要更多的小会议室。与其投资更多的房地产,为什么不把更大的会议室改造成附加的小会议室呢?这为他们的员工提供了更多合适的空间,而无需额外的房地产成本。

随着我们开始应对COVID-19大流行的影响,企业和教育校园必须退后一步,更好地评估其设施,以便为其员工和学生提供更安全的返回办公室或校园。一个强大、准确的空间利用测量解决方案对于保持空间清洁、保持房间和活动大厅的社交距离、实施新的指导方针和规定以及节省未充分利用的房间的资金至关重要。

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如何衡量空间利用率?

在衡量一个组织或大学校园的空间利用率时,有许多不同的kpi需要考虑。以下是一些需要考虑的最重要的指标。

能力和入住率

容量和占用率是看有多少人可以使用某个空间,而不是有多少人实际上在使用这个空间。就像我们上面的例子,如果一个会议室可以容纳20人,但通常只用于3-4人的会议。这告诉你如何使用你的空间,如何把房间分成两到三个更小的会议室,以更好地满足员工的需求。

平均峰值利用率

平均高峰利用率是根据入住率和容量得出的。这有助于您了解何时您的空间是最繁忙的,以及您是否满足这种需求。这可以通过度量所有办公空间或教育设施(房间、协作空间、活动空间)的容量,并查看占用时间来衡量。

占用趋势有助于确定是否有基于一周的天数、一天的时间甚至更长时间的使用趋势。通过更好地了解您的空间何时被充分利用,您可以尝试重新创建这种模式以获得更好的利用,或者看看即使在您的高峰期,您的空间是否仍然没有得到充分利用。

人均成本

在一天结束的时候,测量和报告空间利用率可以帮助组织和大学通过减少浪费的空间来节省资金。一种方法是计算你的人均空间成本。美国总务管理局提供人均成本模型(CPPM)是一个基于excel的工具,旨在使组织计算和基准他们的人均房地产成本。

考虑人均成本还允许开发更灵活、敏捷的工作区。设施经理可以使用人均成本来确定办公桌安排、多用途房间等方面的效率低下程度。

如何收集空间利用率的数据?

随着技术的进步和物联网(IoT)的发展,测量空间利用率变得更加容易和准确。有多种方法可以在您的房地产中实现物联网,以更好地跟踪和管理您的空间利用指标。

传感器、跟踪器、成像仪和机器学习都使空间利用测量更加准确和可靠。例如,智能摄像头中的光学传感器可以利用实时图像来检测移动,并识别你所在房产的不同区域的人,从而让你更好地衡量有多少人在使用你的私人和共享空间,以及确定这些空间何时被占用最多。除了新的硬件,新的基于云的软件和工具帮助收集来自这些传感器和跟踪器的数据,提供强大的分析和报告,让您对您的空间做出更明智的决定。

例如,弗吉尼亚联邦大学设施工作人员现在可以通过空间使用报告更好地管理他们在校园的活动空间。VCU每年可以节省数千美元,因为可预订房间的传感器可以确定房间是否在使用,打开或关闭HVAC系统以适应空间。通过只在预定房间使用时使用HVAC系统,VCU节省了水电费,并提供更好的房间预订体验。此外,VCU能够看到他们的房间预订模式,以及哪些房间正在使用和何时使用,这使他们能够对新建筑的资本计划做出更好的决策。

利息如何bob官方官网能帮上忙

一旦您的组织认识到度量空间利用率的需要,您将需要正确的软件来帮助您捕获kpi并构建报告,以便创建更高效的工作空间或校园。

空间利用是企业、高等教育设施和房地产信息管理的重要组成部分。

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