发表:2021年6月24日

会议预订软件必备:视频会议集成

混合工作场所在这里 -谷歌在会议室里尝试使用垂直显示器来容纳远程工作人员,对灵活工作场所的需求正在上升,随着组织考虑他们的回归工作计划,将面对面工作和远程工作结合起来是绝对必要的。

这是多么重要视频会议已成为大流行的开始以来,按数字:

  • 50%的员工表示,2019冠状病毒病(covid -19)后,他们不会重返没有远程工作选择的工作岗位(猫头鹰实验室
  • 超过80%的工人表示,网络会议软件增加了工作满意度(速度全球
  • 由于有视频会议的选择,43%的经常出差的人表示,即使在新冠肺炎大流行之后,他们也会减少旅行(福布斯
  • 通过会议解决方案支持遥控器的公司见25%的员工营业额(猫头鹰实验室
  • 全球视频会议工具市场预计到2026年达到500亿美元(Frost&Sullivan.
  • 到2025年,美国劳动力的近四分之一(22%)将远程工作(Upwork

显然,混合会议现在是常态。

什么是混合次会议?

混合会议涉及用于办公室与会者的物理空间以及远程与会者的虚拟连接。

混合会议方程最重要的碎片之一是视频会议集成。bob官方官网Accruent的EMS是一个全面的云的会议预订软件解决方案,为您的办公室提供无摩擦预订工作流程,包括几个关键视频会议集成

会议预订软件必备:视频会议集成

健壮的视频会议集成的好处

EMS是第一个也是唯一一个提供会议预订的软件本机集成拥有领先的视频会议技术Zoom和微软团队。EMS还集成了Webex、Cisco、Skype和其他各种会议工具。

这些集成提供了各种优势,包括:

  • 避免预订工作流程问题,如双级预订会议或错过了空间设施的预订
  • 允许资源管理,如A/V或餐饮
  • 确保现场参与者遵守安全政策
  • 更高的可视性进入空间利用率和会议度量

避免预订流程问题

会议预订软件如EMS为遥控器和人员会议与会者创造了一个无摩擦的预订工作流程。无论您是在办公室加入会议还是从全球登录,EMS都提供了创建,编辑,发送和参加这些会议的简化过程。

通过一个全面的会议预订解决方案,用户可以在创建预订时访问并输入所有相关的会议信息。他们可以添加会议信息,如时间、日期、所需资源、A/V需求、视频会议链接,并从一个系统邀请所有与会者。bob体育连串过关这些本地视频会议集成确保您的用户不必采取额外的步骤来适应远程工作人员。

无摩擦的预订流程避免了常见的问题,如双倍预订房间或预订时间,没有收到预订确认邮件,缺少技术细节或拨号信息。

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更好的资源管理

即使是混合会议也需要技术支持。在主持混合会议时,您至少需要在物理会议室中提供a /V支持视频会议工人和显示他们的屏幕。那些在实体办公室的人可能还需要其他资源,如餐饮、白板、平板电脑等其他技术设备,以及将他们的设备连接bob体育连串过关到会议上的适当设备设置。EMS会议预订软件允许用户在会议前将所有必要的需求输入到会议邀请中,以确保空间适合所有资源需求。用户可以在一个调度解决方案内要求A/V服务、特殊技术、餐饮等。

确保安全合规

随着工作人员在大流行后返回办公室,安全和卫生仍然是关键问题。对于那些将亲自参加混合会议的人,适当的社交距离措施、暖通空调控制和卫生措施是优先考虑的事项。在EMS预订解决方案中,设施经理可以定制他们的空间,关闭座位或空间,以加强社会距离。管理人员还可以将EMS与他们的物联网技术连接起来,以监控暖通空调的使用情况,并在房间中设置传感器,仅当房间正在使用或房间需要为即将举行的会议通风时才触发暖通空调系统。EMS用户还可以在会议结束后提交房间进行清洁,或者系统管理员可以设置工作流程,以便在会议结束后自动安排房间进行清洁。

获得空间利用率的可见性

当我们进入一个混合工作模式,这将是至关重要的组织衡量他们的空间是如何被使用的物理和数字。通过我们的EMS会议预订解决方案,我们将收集有关您办公室每个场所的每一次会议的数据,从而提供关于您的场所何时、何地以及如何被使用的广泛数据和反馈。这些趋势和统计数据可以帮助您的组织评估未来的空间需求,并为视频会议活动运行专用的利用率报告,以便作出更好的房地产和会议决策。

EMS提供一个会议预订解决方案,提供关键的视频会议集成

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