发表:2020年8月26日

如何在工作场所创建隐私,灵活性和可预测性

使用会议室管理软件平衡开放式办公室

现代办公室几乎无处不在——开放的工作空间、灵活的座位、拥挤的角落、休息室里的乒乓球,员工在椅子上、沙发上工作,或者远程参与。

当硅谷首次倡导开放式工作空间时,这种灵活性和开放式概念的办公室设计开始流行起来,到2014年,美国70%的办公室都是开放式的

然而,今天的研究表明,完全开放的工作场所实际上会增加员工的压力,降低工作效率。与此同时,小隔间和更传统的办公室设计似乎在积极地阻碍合作,这是许多求职者的主要障碍。

那么,公司如何平衡开放办公室概念与私密、结构化区域的需求呢?答案在于会议室和封闭的拥挤空间,并拥有正确的工具来管理它们。

会议室管理软件不仅可以帮助员工在需要的时候提供私人空间,还可以让每个人更容易地发现、安排、清洁和规划新的空间。

员工希望办公室具有隐私、灵活性和可预测性

根据一项哈佛商学院研究在美国,过渡到开放式概念工作空间实际上减少了员工之间70%的面对面交流,同时增加了50%的电子邮件交流。这正是大多数公司在规划开放式办公室概念时所希望看到的相反效果。

灵活工作场所的想法通常是由于其提供更多自由的能力,这反过来又应该促进更大的合作,提高工作幸福并提高生产力。但是,近年来,已发现开放办公空间中的员工体验相反:压力,冲突和营业额更高。

尽管如此,打开工作区概念的解决方案无法返回旧的隔间。世邦魏理仕的研究表明了员工对工作环境的主要要求之一是选择性和灵活性。一个开放的办公室,有灵活的工作空间,各种座位选择,以及在建筑内或在家里的不同地方工作的能力,提供了员工不仅需要,而且需要的灵活性。

然而,员工也希望隐私和可预测性 - 开放办公室缺乏的东西。员工每天都会走进新的楼层,在那里冒着他们最喜欢的桌子,或者只是无法在窗户附近找到座位的风险。当他们需要在更封闭区域中拨打电话或减少噪声时,它也可能导致隐私问题。

即使办公室提供开放和私人空间,如果没有适当的技术来帮助管理空间,员工仍会担心在需要时找到正确的空间。

会议室管理软件帮助公司使用私人活动的工作空间平衡他们的开放,灵活的工作区,以使员工竭诚,从事和富有成效。由于世界继续感受Covid-19大流行,社会遥远和消毒的开放空间和私人空间将继续对该办公室的最终回报至关重要。

通过会议室和拥挤的空间创造隐私

工作空间中缺乏隐私会让员工不堪重负,并影响他们的工作。典型的开放式办公室,几乎没有墙壁,有很多空间让声音传播,创造了一种压倒性的工作体验。员工可能会觉得没有真正属于自己的空间,或者感觉有人一直在盯着他们。这种对私人空间的压力最终会降低生产力。

为了促进工作场所的生产力和协作,员工需要对日常经验感受到权威感或者公司满意地危险。虽然灵活,开放的办公室环境促进了合作,促进了学习,可以培养强大的文化,它也没有提供权威和隐私员工需要产生想法或流程信息。

把钟摆向任何一个方向摆得太远都会引起大多数员工的不满——关键是平衡你的空间,并有效管理私人空间,如会议室和拥挤的空间。

通过添加更多私人空间,如会议室或封闭的挤雀空间 - 通常只是较小的会议室 - 到您的开放式平面图,您可以帮助创造隐私感。如果员工知道他们有私人空间,他们可以在需要时撤退,开放的地板概念变得更加不可或缺的体验。

通过确保这些空间易于访问,您可以删除围绕可用性的任何疑虑。例如,如果您在会议室管理软件中包含这些空格,员工将能够立即查看预订的空间以及何时,何时,给出时间来规划他们的日程安排并决定他们想在哪些日子开始工作。

一个软件解决方案也为动态私人空间提供了机会,包括最终没有被使用或登记的发布房间,以及会议空间外的数字标牌,显示该房间是否可以免费使用。

使用远程工作和基于活动的工作区创建灵活性

IWG的研究显示,在过去十年中,83%的企业已经引入了灵活的工作空间政策,或者正在计划采用这种政策。现在,这些政策的很大一部分包括员工远程工作的能力,这在当前COVID-19大流行等紧急情况下更加重要。

这也是为什么提供技术像视频会议对于鼓励远程参与和协作至关重要。

但是,远程工作仅部分解决了工作场所灵活性问题。许多企业仍然希望将员工留在办公室鼓励互惠生成的合作。然而,雇主难以讨论为工作场所带来灵活性的其他方式。

桌面共享,办公室旅馆式办公开放办公室的概念可以提供灵活性的一方面,但员工也在寻找选择,以逃避压倒性的刺激,比如办公室聊天或拥挤的空间,在一个更私人的环境中工作。

能够在办公室里四处走动,找到适合你需要的空间,这是工作场所灵活性的一个基本方面。不同性格的人总是需要不同的空间来完成他们最好的工作。

内向的员工可能会选择安静的拥挤房间,而外向的员工可能会在人流量大的地方找到更舒适的环境。最终,公司需要提供各种共享和私人空间,以满足这些不同的需求。

这就是为什么,你的计划'重返工作岗位,你还应该考虑如何保持办公空间的灵活性和流动性,比如提供未分配的工作区域,不同类型的环境和座位选择,以及更多的私人房间供员工使用。

会议室管理软件可以使您的办公室更有效率的回归工作,为您的员工更安全。一个全面的房间和资源调度解决方案将使所有员工都能高效、灵活地搬回办公室,具备会议室预订、清洁、拥挤空间预订和会议管理等功能。

通过空间预订系统创造可预测性和舒适性

除了对私人和灵活空间的需求,员工们还在寻求工作场所的可预测性和舒适性。这可能与开放式办公室的概念相矛盾,在开放式办公室中,没有指定的工作空间和员工不断走动是常态。

事实上,开放式办公室概念的许多部分都不符合可预测性。一些员工,根据他们喜欢的工作环境,可能会觉得在一个每个人都能看到自己屏幕的地方工作非常不舒服。或者,当办公室噪音太大时,他们无法集中注意力,戴上耳机也很难减少噪音。此外,当有头脑风暴或其他合作工作需要完成时,有些团队可能会希望有私人空间聚集和讨论,而不是在公开场合召开会议,这样他们可能(或不可避免地)会打扰到其他员工。

在一天结束时,一些员工刚刚更喜欢更加孤独的工作环境,那没关系!在您的办公环境中包含各种工作空间是重要的,以改善每个员工的办公室体验。

允许员工提前预留工作空间的技术是提供舒适感的有价值的工具。知道他们可以提前获得他们需要的空间,或者在忙碌中找到可用的私人房间,可以减少不知道当天是否能完成工作的焦虑。员工对一天的计划越多,就越能确保自己的工作效率。

这意味着投资在正确的会议室管理软件是至关重要的,提供必要的舒适度,你的员工需要在工作场所取得成功。会议室管理软件可以提高员工在工作场所的舒适度,包括:

  • 提前预定会议室供团体或个人使用。
  • 确保共享空间和私人房间的适当清洁和消毒已经安排和完成。
  • 保留日常空间以保证访问私人空间。
  • 提供服务台住宿选择,让员工可以选择他们理想的座位安排。
  • 当员工需要逃离公开办公室时,可以显示房间以便在线预订时。

以更好的控制和洞察力创造现代办公体验

现代化的办公室,虽然开放和灵活,但需要密切管理和监控,以便为各种类型的员工提供正确的工作空间。但没有合适的技术,您无法控制您提供员工的空间或洞察。

这就是为什么你能做的第一件事就是创造一个现代的,灵活的工作环境是投资一个强大的会议室管理工具。

除了帮助您避免重复预订的混乱或不明确的预订流程,正确的工具还可以提供空间利用的见解,帮助您对您的房地产做出更好的决定。

会议室管理软件可以:

  • 减少员工之间的交流,尽量找一个合适的时间和空间。
  • 在需要时,还减少员工焦虑是否有无论是否有共享和私人空间。
  • 管理公用和私人房间的卫生处理和清洁,确保员工的安全。
  • 以有组织的方式为员工提供办公桌住宿或共享办公室的机会,以防止员工感到沮丧。
  • 消除对重复预订或不明确的空间预订流程的担忧。
  • 目前稳健的见解和数据有关您的空间如何使用的,因此您可以制定更明智的房地产和业务决策。
  • 改善员工文化和士气,使工作场所更灵活,设计更好,有利于和满足各种个性和各种隐私需求。

选择合适的会议室管理软件解决方案

为了为仍然允许隐私和可预测性的员工提供开放,灵活的工作空间,企业将需要投资房间和资源调度软件。但选择正确的调度平台对您的长期工作场所战略的成功至关重要。要确保涵盖所有基地,请下载我们的选择正确调度平台的清单为您的组织。

bob官方官网Accruent的EMS空间调度和规划方案提供统一的日程安排选项,先进的会议管理,混合空间支持和灵活的集成,以创建一个办公室范围的解决方案,满足每个员工的需求。EMS还提供强大的报告和分析功能,让您可以看到您的空间何时以及如何被使用,为您提供更好地安排和利用空间的机会,以优化员工敬业度和满意度。

和我们一起安排一个演示今天我们就来看看EMS如何帮助你在灵活、现代的工作环境中取得平衡。