发表:2021年5月12日

为您的组织选择最佳的工作场所预订系统

我们工作的方式已经改变了。世邦魏理仕的研究向我们展示了当今员工在工作场所想要的最重要的要求之一是选择和灵活性.隔间和固定办公室的日子已经远远过去了。员工们现在希望自由和灵活地选择工作地点和工作方式。

在Covid世界后,员工将寻求持续支持混合工作环境,包括远程能力,基于活动的工作空间,酒店,提供和适当的消毒以及联系跟踪政策。为了保持富有成效 - 更重要的是,一个快乐的劳动力 - 公司将不得不调整他们运营办公室的方式变得更加技术友好尝试

工作场所预约系统可以帮助组织增强其混合劳动力的权能,遵守COVID-19安全措施,并提高其空间利用率。

什么是工作间预约系统?

工作场所预订系统是一种数字调度解决方案,允许用户预订会议室、预订桌子空间、预订资源(如A/V)和任何其他可预订的工作场所或服务。bob体育连串过关

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寻找一个有利于你的员工和你的组织的工作场所预约系统

并不是所有的工作场所预约系统都是一样的。为了让您的组织从调度解决方案中获得最大的收益,您需要确保您获得了员工成功所需的所有特性和利益。除了确保您的员工可以预订空间外,您还需要提供强大的解决方案,提供移动能力、报告和分析,以及适合新型冠状病毒的组件。

工作场所预约系统的关键特征

为了给员工提供最佳的福利,你的工作间预约系统应包括以下功能:

  • 手机预订功能
  • 推送通知和提醒
  • 自助视频会议
  • 空间利用率和房间报告
  • 集成创建单一系统的记录

手机预订功能

现在,你的员工比以往任何时候都更倾向于移动优先。根据微软在美国,三分之二的员工在工作时使用移动设备。根据一项研究人群的研究工作时,员工移动设备上最受欢迎的移动应用是电子邮件、日历和联系人管理。为了真正做到相关和有效,您的工作场所预订系统需要能够从员工的智能手机访问,以便他们可以预订房间、释放预订、访问资源、更改邀请、查找联系人等等。bob体育连串过关

推送通知和提醒

网络和手机的自动提醒和通知对于任何工作场所预订系统都是必不可少的。您的日程安排解决方案应该提供自动确认、房间和A/V指示、更改通知、入住请求和提醒,以便让您的员工及时了解并保持空间利用率。一个真正全面的工作场所预订系统将允许定制警报和工作流,使您的解决方案真正为您的员工独一无二。

自助视频会议

一个真正无摩擦的会议体验从预约开始,一直到第一次“你好!”最好的工作场所预约系统将包括自助视频会议集成,允许员工自动将Zoom或Microsoft Teams电话分配到会议中,并在现有的会议室预订工作流中拥有虚拟会议选项。这提供了一个无缝的混合和远程会议过程。

空间利用率和房间报告

工作场所预约制度不仅对员工有利,对组织也有利。通过健壮的利用率和房间报告功能,您的组织可以深入了解你的房产是如何使用的.了解哪些空间是最受欢迎的,以及什么时候可以帮助你决定是否需要更多的活动办公空间,哪些房间可以以不同的方式使用,员工更需要什么空间,以及在哪里你可能可以削减房地产成本。

集成创建单一系统的记录

一个真正无摩擦和强大的工作场所预订系统将与您的其他系统连接,以便为所有房间预订数据提供一个真实的单一来源。通过将所有资源连接到一个平台,这个单一的记录系统提供了更好的可见性和部门沟通。bob体育连串过关

使用工作场所预约系统的好处

使用工作场所预约系统将为您的员工和组织的投资回报率提供许多好处。一个有效的调度解决方案的一些主要好处包括:

  • COVID-19安全合规
  • 较低的房地产成本
  • 尝试实现
  • 更好的团队协作和沟通
  • 简化桌面旅馆式办公

COVID-19安全合规

在您的员工看来,新冠肺炎后的办公室将是不同的。随着越来越多的办公室开始提供面对面的工作选择或混合工作时间表,员工需要在这些工作空间中感到安全。根据一项研究特使,73%的人担心回到物理办公室,他们的最重要的关注并不知道病人是否进入工作场所时。虽然公司可能无法阻止传染性人员来到办公室,但一个强大的工作场所预订系统应提供消毒计划和报告以便放松,并帮助确保遵循社会疏远措施,以保持座位分离。它还可以通过每名员工跟踪房间预订来用于联系跟踪。

较低的房地产成本

全球范围内的房地产成本都在上升,这仍然是企业的主要支出之一,仅次于人力资源。bob体育连串过关在过去的三十年里,超过20亿平方英尺的公司办公空间已经在美国添加了,但是呢估计办公桌和办公室平均只有42%的时间被占用。组织可以利用一个全面的职场预约系统来了解他们的空间是如何被使用的,以便作出更好的长期业务决策。如果组织能够更好地了解哪些地方可以减少或需要增加空间,这些决策最终可以降低房地产成本。

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更多互联的工作空间体验

企业在提供综合工作场所体验方面面临着更大的压力,包括采用现代技术解决方案来创造一个连接的工作区.在一个“智能”和一体化的工作场所,办公室更有效率,并提供更多的数据输出,以做出明智的决定。这种效率可以帮助你减少日常开支,简化操作,提高工作场所的灵活性和协作性。

更好的团队协作和沟通

工作场所预约系统让员工感到自己被授权以自己想要的方式、在任何地方工作。这种灵活性和自定义简化了员工的工作经验,允许团队之间更好地沟通和协作。通过简化会议安排,员工可以找到和预订适当的空间,并快速启动混合会议,帮助员工立即开始工作,而不是被技术所困。

简化桌面旅馆式办公

书桌或空间酒店允许员工提前预订没有指定的座位,而不是有一个专用的办公桌,或者进办公室时不知道自己那天在哪里工作。这一概念为员工提供了可预测的工作空间,并根据COVID-19指导方针,只允许预留适当间隔和清洁过的办公桌,从而有助于管理安全。应该建立一个工作场所预订系统,包括办公桌和弹性空间,并提供酒店选择,以便轻松、详细地安排工作场所。

隐私和数据安全的重要性

如果你让你的员工在任何地方工作,就会有隐私和安全的问题。如果员工在咖啡店等公共场所连上了Wi-Fi,他们进入你的工作场所预约系统是否安全?他们用于追踪联系人的敏感员工数据呢?您的工作场所预订系统需要有适当的对策来保护敏感的员工和专有数据。

一个真正强大的工作场所预订系统将采取适当的步骤来确保员工数据的安全性,并保护您的专有信息,无论您的员工都在工作。

EMS为您的组织提供强大的工作场所预订系统

bob官方官网Accruent的EMS工作场所预订系统解决方案使您的员工能够以他们想要的方式和地点工作,同时向您的组织提供重要的房间使用数据,以便您能够做出更好的房地产决策。

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