发表:2021年1月29日

更好的结合:同时使用CMMS和资本计划软件的好处

如果你在一个有远见的公司工作,你可能听说过使用它的好处计算机维护管理系统(CMMS)资本规划软件在你所在的行业——你甚至可能在你的校园里使用其中一个或两个强大的工具。

这是有充分理由的。正确的资本规划软件可以为您的团队提供合理的、全面的数据,以确定预算的优先级,确保资金的安全,并真正了解您的设施在时间和预算限制下的表现。类似地,一个健壮的CMMS可以提供对利用率统计、技术人员效率、设施管理和更多的可操作的洞察力——你需要优化日常设施和资产维护策略的一切。

这些好处只适用于同时使用这些工具的组织。以下是为什么CMMS和资本计划系统作为软件套件更有效,以及如何将它们结合使用可以为您的组织提供主要好处。

资本计划与CMMS的作用

首先,为什么资本规划和CMMS业务解决方案如此有益?

高等教育资本规划基础

有效地管理预算和执行有效的财务规划对大多数组织来说是最重要的,特别是在压缩COVID-19倍我们生活在今天。特别是房地产,通常是损益表上最高的支出之一——由于组织使用不同的系统和部门,预算需求不一致,因此很难追踪到获取这些数字所需的信息。

这就是像Accruent的VFA这样的综合状况评估软件可以提供帮助的地方。bob官方官网使用VFA,用户可以

  • 集中信息,分析方案,为资本支出创建合理的预算。
  • 优化和调整他们的房地产组合投资与他们的使命。
  • 客观地建立多年资本预算模型,探讨支出水平对设施条件的影响。
  • 将投资组合中的资产与行业标准基准进行比较。

这些功能最终允许像您这样的机构统一他们的设施信息,优先考虑支出,并促进设施支出与更广泛的组织目标之间的一致性。

高等教育中CMMS的基础

对基于云计算的部分系统可以帮助设施管理人员优化他们的设施和资产维护,从而获得效率和最大化的资源和/或收入跨建筑物和资产。bob体育连串过关

更具体地说,CMMS系统可以帮助用户-包括维修技术人员、管理人员、保管工人和其他设施人员-:

  • 优化设备和资产维护。
  • 自动化预防,纠正和预测维护过程。
  • 查看和维护工作单。
  • 提高设备的可靠性。
  • 简化维护操作。
  • 通过简化维护过程降低成本。
  • 通过替换存储数据的不同系统来提高库存的准确性。
  • 例如,通过自动跟踪检查,并分配纠正维护任务,维护特定行业的法规遵从性。

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为什么你的组织需要这两种工具

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尽管这些工具本身很强大,但当它们一起使用时,效果最为显著。每个解决方案处理房地产和资产生命周期的不同组成部分——资本规划通知长期战略计划,而设施管理更多地关注日常问题和短期维护——并将它们结合使用,将提供一个全面的解决方案集。

通过使用VFA和FAMIS 360一起,您可以完成许多目标。

使日常设施维护工作与更广泛的目标相一致

资本计划软件允许您创建预算,优化组织的长期投资,并查看您的支出决策如何影响您的更广泛的目标和资金约束。换句话说,它能帮助你看清大局,规划和了解你的日常决定是如何帮助或伤害你的更广阔的目标的。

计算机化的维护管理软件可以帮助你优化这些日常决策,使它们与更广泛的目标相一致。自动化工作订单、评估供应商投标、简化进度、优化库存——所有这些都属于设施管理(FM)的范畴。由于这两个系统的互补性,如果你在这部分做得不好,你可能不会喜欢你在资本规划软件中看到的数据。

考虑以下例子:一栋建筑的教室需要按照COVID-19协议进行修改允许安全返回校园.您的FM团队进入,提交工作订单,评估投标,并最终采购和安装所有必要的物品,包括有机玻璃、社交距离标记和消毒站。一周后,你的资本项目团队让他们知道,由于更广泛的预算问题,他们实际上根本不会把那栋建筑用作教室。他们需要尽快把所有东西重新安装到一个新地方。这需要额外的金钱、时间和效率。

当然,这是一个过于简化的例子,但这种设施管理和资本规划团队之间的错位并不少见——而且这些沟通竖井可能会产生显著的负面后果。

同时使用CMMS和资本计划软件可以避免这一令人头痛的问题,允许FM团队在开始安装之前查看更广泛的计划,甚至可能允许资本计划根据从FM团队学到的知识优化其COVID-19协议。

使用关联财务软件最大限度地提高清晰度

这不仅是关于您的FM和资本规划团队在同一页面上,而且还关于软件本身的集成—或者至少在彼此之间的通信中。想想看:资本计划有助于预测成本和优先投资,这将确保组织一致,并带来最高的收入和回报,对吗?

如果你的资本规划者不知道更新一件设备要花多少钱——紧急维修要花多少钱,定期维护要花多少钱,技术人员要花多少钱,等等——他们可能会错过一些重要的东西,最终面临持续的运营效率低下和资金分配困难。类似地,如果FM团队不知道建筑、空间或设备的更大计划,他们就不能将维修和维护活动引导到最关注的区域。

这里有一个简单的思考方法:假设你有一件设备,它很可靠,没有被动维护和良好的预防性维护。您的组织可能会选择推迟更新花费,即使该设备已经达到其原始预期寿命的末尾。这可以节省很多钱,特别是如果它是规模在许多建筑物的许多设备。更重要的是,这种资产寿命和状态信息通常不会单独在维护系统中进行跟踪。这就是为什么在这两个系统中保持一致和共享信息是如此重要。它可以帮助两个团队做出优化的、明智的决策,从而最终提高效率,降低成本。

更好地预测和优化资本计划

让我们考虑另一个例子。比如,一所大学的资本团队成员在回顾他们的年度支出时,意识到他们的年度资本支出超过了预算。经过进一步的检查,他们发现,一些昂贵但不必要的图书馆翻修是问题的根源,他们指出,在图书馆翻修期间,三栋教学楼出现了一些严重的电气问题,而这些问题没有被注意到。如果他们早知道电力问题,他们就不会进行不必要的翻修——而现在他们不得不承受这两方面的经济压力。简而言之,这种疏忽影响了收入、效率和大学的底线。

那么,哪里出了问题?资本规划团队对FM团队正在处理的电力问题一无所知,所以他们无法有效地预测和计划如何分配资本支出。同样,FM团队也不知道这么多钱花在了其他地方。

这也经常发生,特别是随着时间的推移,小的维修和更换工作积累起来。而且这种缺乏清晰度可能会造成严重的财务影响,特别是对于预算较少或工作人员较少的组织。

幸运的是,这种关注也可以通过同时使用CMMS和资本计划软件来避免。

优化预防性维修策略

响应式维护后果——如紧急维修、计划外停机和短暂的资产生命周期——可能削弱任何组织,降低维护效率,并随着时间的推移使成本急剧上升。同时使用资本规划软件和CMMS可以帮助减少这种被动维护,最大化预防性维护策略。

这在很大程度上与CMMS可以提供详细信息的事实有关,这些信息可以为更广泛的资本预测提供信息。例如,一个资本规划软件可能会看到有一个HVAC系统,而CMMS数据可以显示HVAC的所有组成部分——包括阀门、泵等等——以及该资产的维护历史。

这些关于特定资产的细微信息可以帮助资本团队确定系统更新的优先级,并标记出任何不正常的维修或维护成本。总的来说,这类来自数百家资产和设施的数据可以帮助资本规划团队更好地预测基于历史数据的失败风险。换句话说:更低的成本和更高的运行时间。

最终的想法

整合你的资金计划和CMMS软件可以为你的高等教育组织提供无数的好处,帮助你有效地降低成本,最大化透明度,延伸资金,并在部门和组织目标之间保持一致。

看看我们的白皮书在这里了解更多关于如何在资产管理和资本计划继续发展时保持维护的信息。